小企业主如何管理设备发票、保修和维护记录？

Reddit r/smallbusiness 上有人发帖向小企业主征集设备发票、保修、服务报告和供应商合同的管理方式，询问最近一次查找这类文档花了多久、目前存放在哪里（邮件、共享文件夹、表格、纸质档案还是专用软件）、是否曾错过保修期限或维护日期及其影响，以及是否付费尝试过改进方案。